Vous avez un message à livrer à votre équipe? Et vous vous demandez si, à l’ère des textos, courriels, Facebook, YouTube et Twitter, il y a encore un peu de place pour les interactions humaines? Qu’à cela ne tienne, voici une recette gagnante pour tenir informés en personne vos collaborateurs tout en favorisant leur mobilisation!
« Une réunion bien préparée est à demi réussie. »
La préparation
L’objectif. À chaque réunion, son objectif. Et il est primordial de le fixer en amont de la réunion. En fait, les buts d’une réunion peuvent être nombreux. Une des raisons les plus fréquentes est l’information. Profitez de cette occasion pour introduire un nouveau produit, un nouveau concept, de nouvelles tâches. Il s’agit également d’un bon moment pour dévoiler une nouvelle politique ou une modification apportée au manuel de l’employé. Vous pouvez aussi planifier vos prochains projets concernant votre mur Facebook, revoir une répartition des tâches ou discuter d’un événement à venir. Il arrive aussi qu’un gestionnaire se serve d’une réunion pour résoudre un problème complexe. Sept ou huit têtes valent mieux qu’une! N’hésitez pas à faire appel à l’innovation et à l’originalité de vos collaborateurs : vous pourriez être surpris des solutions proposées. Restez ouvert d’esprit et accueillez le changement d’un bon œil. Lors d’une rencontre annuelle, vous pouvez aussi présenter l’évolution de projets antérieurement planifiés. Célébrez les petites victoires! Il s’agit là d’une étape importante pour mobiliser ses troupes. Servez-vous aussi d’une réunion lorsque vous voulez recueillir des commentaires sur un sujet quelconque. Encore une fois, demeurez attentif aux idées nouvelles. Une autre raison très fréquente de réunir ses collaborateurs est la tenue d’une formation. Que ce soit pour présenter votre système de perte de poids ou pour traiter de la conduite efficace des « préconsultations », du service à la clientèle, de la communication interne ou de l’art d’être professionnel au téléphone, une bonne réunion répondra à vos objectifs. Finalement, n’hésitez jamais à utiliser ces moments de regroupement pour féliciter les membres ou les unités de votre équipe qui le méritent.
La préparation. Fixez-vous une limite de temps et respectez-la. Évitez d’être trop ambitieux et tentez de cerner, de façon réaliste, les objectifs qui vous tiennent à cœur. Il vaut mieux reporter certains objectifs que d’étirer indûment une réunion.
Les questions
Après avoir bien cerné l’objectif de votre réunion, il vous faut maintenant la planifier. Aidez-vous des questions suivantes :
Comment? Commencez par déterminer si la réunion est le moyen le plus adéquat d’atteindre votre objectif. Il arrive qu’une rencontre individuelle, un courriel ou un appel téléphonique soit plus pertinent.
Qui et combien? Une fois que vous avez décidé de mener une réunion, la prochaine étape est de bien sélectionner les participants. Rien de plus pénible qu’une réunion où sont conviés trop de participants qui n’ajoutent aucune valeur à la discussion. Tenez-vous-en au minimum pertinent. Astuce : demandez-vous ce que le destinataire pourra tirer de la réunion. La réponse à cette question vous aidera à trancher. N’oubliez pas qu’après la réunion, il n’est pas interdit d’envoyer un compte rendu aux autres collaborateurs!
Quand? Favorisez une ambiance vive et électrique! Évitez le vendredi après-midi ainsi que les heures tardives afin de minimiser le présentéisme.
Où? Tout dépend de l’objectif. Choisissez un lieu original si vous voulez favoriser l’échange d’idées nouvelles et créatives. Certaines entreprises vont même jusqu’à faire des retraites de deux jours en région isolée pour repenser leur culture organisationnelle, leur mission, leurs valeurs… Les 5 à 7 sont également un moment opportun pour échanger sans jugement. À l’opposé, votre salle de réunion habituelle sera parfaite pour transmettre vos messages plus formels.
L’ordre du jour
Une fois le modèle de réunion choisi, il est temps de rédiger l’ordre du jour. Laissez tomber l’ancienne méthode « point par point ». De préférence, abordez les sujets sous forme de question. Par exemple, remplacez « Rappels vers du cœur » par « Est-ce que les rappels des vers du cœur sont envoyés? ». N’oubliez pas d’ajouter en marge le nom du responsable du suivi. Cela favorisera l’engagement.
Après avoir terminé la rédaction de l’ordre du jour, vous devez impérativement acheminer celui-ci aux participants rapidement. Essayez de respecter un délai de deux à cinq jours avant la réunion afin que ceux-ci puissent arriver préparés.
La réunion
Briser la glace. Tout dépendant du contexte, vous pouvez détendre l’atmosphère avec une discussion neutre. Tentez de parler de quelque chose de plus original que la météo! Rapportez une anecdote rassembleuse, une situation cocasse récente, rappelez la victoire du Canadien…
Les règles. Soyez clair dès le départ : la réunion ne sert pas à régler des problèmes personnels. Si un collaborateur désire discuter d’un point qui n’est pas à l’ordre du jour, prenez ce point en note et engagez-vous à l’ajouter à l’ordre du jour de la prochaine réunion, si cela peut attendre. Dans un cas plus urgent, offrez au collaborateur de prendre rendez-vous avec lui afin de régler le point en question.
L’ambiance. Il est de votre devoir, en tant qu’animateur, de faire régner une ambiance cordiale. Le respect doit demeurer au centre des interactions en tout temps. Assurez-vous également que tous prennent part à la discussion. Essayez de tempérer les extrovertis et de solliciter les introvertis. Les silencieux ont souvent beaucoup à dire. Finalement, dans certains cas, il peut être nécessaire de prévoir une période de discussion pour chaque question à l’ordre du jour. Adaptez-vous en fonction de votre équipe!
Les perturbateurs. Il arrive qu’un participant profite de toutes les occasions pour faire dévier le sujet. Si vous êtes en mesure de prévoir ce genre de situation, rencontrez la personne avant la réunion et remerciez-la de soulever un minimum de commentaires. Cette mesure préventive vous évitera d’alourdir la réunion. Prenez également garde aux digressions et n’oubliez pas que seuls les points à l’ordre du jour doivent être discutés.
Les transitions. Avant de changer de point, assurez-vous que tout le monde est prêt à le faire. Il arrive trop souvent que certaines personnes ressentent le besoin de poursuivre sur le sujet, ce qui a pour effet de handicaper la discussion du point suivant. Posez simplement la question : « Quelqu’un a-t-il quelque chose à rajouter sur la question? » Vous allez ainsi assurer une bonne qualité de discussion et d’écoute, de la part de chaque membre, et ce, pour chaque élément de l’ordre du jour.
La fin (justifie les moyens?). Avant de conclure la réunion, rappelez les décisions qui ont été prises. Prenez également soin de déterminer clairement les actions futures à entreprendre et notez qui sera responsable de les réaliser. Si possible, fixez la prochaine date de réunion. Finalement, remerciez chaleureusement les membres pour leur patience, leur rigueur et leur créativité!
Battre le fer pendant qu’il est chaud. Un article récent propose une astuce pour maximiser la rétention d’information mémorisée. Il serait effectivement bénéfique pour tous de prendre 30 secondes (ni plus, ni moins) après la réunion pour inscrire sur papier les éléments retenus. Cette astuce permettra d’économiser du temps lorsqu’il faudra, par la suite, retrouver l’information dictée lors de la réunion.
Conclusion
Vous savez maintenant animer efficacement une réunion d’équipe. Ce n’est pas compliqué, il ne s’agit là que du « gros bon sens ». Évidemment, la structure proposée ici est simple, mais demande néanmoins un peu de pratique. En faisant lire le présent article au reste de votre équipe, vous favoriserez davantage de comportements souhaitables lors de votre prochaine réunion et bénéficierez également de leur soutien. Au besoin, aidez-vous d’un support visuel pour vous rappeler ces étapes.
Dans un prochain article, nous traiterons du remue-méninges et des diverses manières de tirer le maximum d’innovation de la part de votre équipe. Cet outil de croissance est très puissant lorsqu’il est utilisé de manière encadrée.
Dr Maxime Meunier, DMV, MBA
Sources
- CNOCKAERT, Lauriane, « 4 conseils pour animer une réunion », CadresOnline [en ligne], http://www.cadresonline.com/conseils/actualites/presse-emploi/carriere-salaire-et-coaching/detail/article/4-conseils-pour-animer-une-reunion.html, 17 février 2012.
- EDWARDS, Denise, L’art de réussir une réunion [en ligne], http://www.omafra.gov.on.ca/french/rural/facts/05-036.htm, Ministère de l’Agriculture et de l’Alimentation de l’Ontario, mai 2005.
- GALLO, Amy, « The seven imperatives to keep meeting on track », Harvard Business Review [en ligne], http://blogs.hbr.org/2013/12/the-seven-imperatives-to-keeping-meetings-on-track/, 20 décembre 2013.
- LEMOINE, Dominique, « Tirer le maximum des réunions en 30 secondes », Les Affaires, 20 février 2014.
- REUTERS, « Coming to Work Sick Afflicts Biz », Economic Times Bangalore [en ligne], www.webmd.com, 28 janvier 2007, p. 14.
- SCHERMERHORN, John R., et coll., Comportement humain et organisation, Québec, ERPI, 2010.
